Avant de vous plonger, stylo-bille en tête, dans votre page blanche, prenez un peu de temps pour vous poser les bonnes questions

À qui je m’adresse ?

On ne s’adresse évidemment pas de la même façon à une adolescente ou à un maçon.

Vous pouvez, bien sûr, mais vous risquez de tomber à côté de la plaque.

Le premier sous-entendu à cette question est :

• est-ce que je m’adresse à du grand public ? On parle alors de communication BtoC — ou B2C — c’est-à-dire Business to consumer ou « de l’entreprise au consommateur ».
• est-ce que je m’adresse à une autre entreprise ? On parle alors de communication BtoB — ou B2B — c’est-à-dire Business to Business ou « de l’entreprise à l’entreprise » ;
• est-ce que je m’adresse à mes employés et/ou collaborateurs ? On parle alors de communication BtoE — ou B2E — c’est-à-dire Business to employees ou « de l’entreprise aux employés », ou encore de communication interne (ou corporate).

Le deuxième sous-entendu à cette question est « quel niveau de langage vais-je utiliser ? ». Par exemple :

• je communique sur un service de « chat » pour adolescents : je vais employer des abréviations et termes typiquement utilisés par cette tranche d’âge (lol, mdr, =D, ^^, ça gère, etc.)
• je communique sur un arrivage limité de perceuses pour des professionnels du BTP : je vais utiliser des termes très techniques qui « parlent » à ma clientèle…
• etc.

De quoi est-ce que je veux parler ?

Faire un courrier, un fax ou un e-mail pour le faire et seulement le faire, n’est pas une fin en soi.

Si vous souhaitez communiquer des éléments à votre clientèle :

• faites-le de manière ciblée
• choisissez bien le sujet.

Par exemple, un boulanger sait faire :

• des baguettes,
• des tourtes,
• des miches
• du pain complet,
• du pain de seigle,
• du pain batard,
• du pain de mie,
• du pain de maïs
• etc, etc.

Mais communiquer sur tout son savoir-faire n’est pas l’idéal. Il « noierait » son client sous l’information.

Pour lui, il est préférable de cibler son produit en fonction de la saison :

• en période de fête, il peut mettre en avant ses pains aux céréales spéciales (seigle, maïs, etc)
• en été, plutôt les baguettes ou les pains de mie pour les sandwichs.

Je caricature volontairement mais l’idée est là.

Une affaire rédactionnelle

Pour ces trois types de support, utilisez le style « journalistique » :

• un « chapeau », une accroche, pour attirer l’œil et donner envie de lire la suite
• des exergues (Citation placée hors-texte) ou de la mise en gras de texte

Une histoire de mise en forme

En matière de mise en forme, il est bon de prendre en compte certains éléments :

• avez-vous bien mis vos informations propres (logo, adresse, téléphone, e-mail, site internet…)
• l’offre est-elle bien mise en avant (promotion, déstockage, offres spéciales, etc.) ?
• pour des promotions, avez vous bien mis les dates (pas plus de 30 jours) ?
• le visuel utilisé est-il « parlant » ?

Spécificités :

• Fax :
  • Beaucoup de fax ne réceptionnent qu’en « aplat » noir et blanc (pas de dégradés de gris). Prévoyez-donc les textes en noir, sur fond blanc (et pas l’inverse pour ne pas agacer votre « client » en consommant toute sa cartouche d’encre)
  • Privilégier les photos de produits « détourés », c’est à dire sans le fond en arrière-plan
• e-mail :
  • Pour ne pas tomber dans la boîte à spam de votre interlocuteur (ou le limiter), mettre un « objet » (= un titre) simple dans l’intitulé de votre message. Pour cela, évitez les points de suspension, d’exclamations, etc.
  • Privilégiez, si le texte est primordial au visuel, les textes bruts, et non HTML. Même si ce dernier est plus « joli », beaucoup de logiciel d’e-mails (clients e-mails) les mettent dans les boîtes à spam.
• Courriers :
  • Pensez à la zone de personnalisation si vous avez un fichier client (adresse). Dans des enveloppes à fenêtre, avoir un « bout » qui dépasse n’est pas terrible, sauf si c’est volontaire pour

Quoi qu’il en soit…

N’oubliez jamais les mentions légales :

• Imprimé par …
• RCS
• Ne pas jeter sur la voie publique